Организовать свадебное торжество можно самостоятельно или с помощью профессионального организатора. Свадебный распорядитель – человек, который берёт на себя заботы, связанные с подготовкой праздника. Работает не один человек, а команда, но взаимодействуют молодожены с организатором лично. И именно его важно выбрать прежде всего. От этого зависит успех мероприятия.
Кому не нужен организатор
Организация свадьбы – это довольно дорогая услуга. Если вы ограничены небольшим бюджетом или если свадьба камерная, рассчитанная на узкий круг гостей, лучше обойтись без распорядителя. Такие агентства и специалисты нацелены на размах, масштаб, подготовку по высшему уровню. Это требует усилий и стоит денег. Если вы видите картинку в рекламе и просите сделать также, но дешевле, то ничего не получится, увы.
Не понадобится организатор, когда вы хотите контролировать всё, участвовать в подготовке «от и до». Если вы не готовы принимать предложения и условия распорядителя, который знает больше вас. Равноправно участвовать в подготовке не получится. Руководить должен кто-то один. Если не можете или не хотите отдавать руль другому, лучше устройте всё сами.
Когда нанимать организатора
Иногда молодожены начинают приготовления, а потом обращаются за помощью. В этой ситуации организатор будет нести ответственность за свою часть работы, а вы – за свою. Совместить эти две части бывает непросто. Организатор нужен, чтобы молодоженам не надо было ни о чём беспокоиться, поэтому и приглашать его нужно сразу же. Ему не придется взаимодействовать с подрядчиками и исполнителями, с которыми вы уже договорились. Пускай всё будет в одних руках.
Как выбрать свадебного агента
Каждый организатор предлагает услуги на разных площадках. Это соцсети, блоги, свой сайт, тематические форумы. Легче всего, наверно, найти такого человека в инстаграме, где видны фотографии, отзывы. Там можно задавать вопросы, общаться, видеть примеры, отследить, с кем сотрудничает организатор.
Важны рекомендации. Пускай это будут не советы знакомых людей или родственников, а кейсы или отзывы в интернете. Заказные можно отличить от настоящих. Даже если они будут слегка приукрашены, в чем-то можно ориентироваться и на них. Проведенных мероприятий с отчетами должно быть несколько. Не два – три, а хотя бы больше семи. Все они не смогут быть постановочными, какие-то окажутся достоверными.
Портфолио, примеры работ должны восхищать! Не нужно довольствоваться средним уровнем. Нужно искать своё. Если вас привлекают большие банкетные залы и классические свадьбы, а организатор устраивает хиппи-вечеринки в лесу, вы вряд ли сработаетесь.
Личная встреча
В эпоху удаленки почти всё можно сделать из любой точки мира. Но первая встреча со свадебным организатором должна быть личной и реальной, с глазу на глаз, с возможностью поговорить и почувствовать, что это ваш человек. От первого впечатления зависит многое, если не всё. Вам придется общаться несколько месяцев, это не должно напрягать. Вы должны доверять этому человеку и иметь возможность обсудить с ним всё.
Должен ли быть у организатора офис? Нет, встреча в кафе для многих удобнее. Офис нужен организатору для работы с командой и координации их действий, хотя многие справляются и удаленно.
Должен ли быть свой сайт? А вот сайт – хороший признак, свидетельствующий о серьезности. На сайте размещается портфолио, контакты, информация о команде и партнерах, перечисляются услуги, приводятся расценки. Сайт должен быть актуальным, регулярно обновляться. Желательна обратная связь, ссылки на соцсети, мессенджеры. Сайт помогает потенциальным клиентам сделать выбор, подготовить вопросы для личной встречи. Он экономит время.
Что обсудить на первой встрече
Первая личная встреча с распорядителем, как правило, бесплатная. Она нужна не только для знакомства, но и для того, чтобы понять, сможет ли агент организовать именно такую свадьбу, какую вы хотите.
Что нужно обсудить:
- бюджет свадьбы и возможность выхода за его пределы;
- формат: в ЗАГСе или выездная, в городе или загородом;
- место: большой банкетный зал, отдельный ресторан, лофт, веранда, шатер, открытое пространство и др.;
- стилистика мероприятия;
- какие именно услуги оказывает распорядитель, будет ли он сопровождать клиентов лично или с помощниками, кто входит в команду, каких исполнителей возможно привлечь.
Сразу нужно уточнить, как работает агент, можно ли ему звонить поздно вечером или ночью, как будут разрешаться непредвиденные ситуации. Если у организатора есть специфические ограничения, он вам о них расскажет сам.
Почему выбор распорядителя так важен
Обращение к организатору не всегда означает успех. Иногда они бывают недобросовестными, иногда – откровенными мошенниками. Свадебный рынок – широкое поле для темных дел. Много фирм-однодневок, а также людей, которые профессионалами не являются, но хотят заработать легкие деньги на посредничестве. Всегда ищите негативные отзывы. Хвалебных больше, но далеко не все они – реальные. Если у распорядителя есть только портфолио и ничего больше, это настораживает. Украсть, присвоить чужие фотографии и сделать на их основе сайт-визитку - легко.
Свадебному распорядителю доверяют организацию праздника полностью. Если готовиться самостоятельно, то можно ошибиться с отдельным подрядчиком, но остальные сделают всё как надо. И одна-две ошибки не испортят торжество. А если ошибиться с выбором свадебного организатора, то праздник может и вовсе не состояться.
Итак, при выборе важны:
- Профессионализм, опыт работы. Это проверяется просмотром портфолио, рекомендациями, отзывами.
- Личный контакт и доверие. Молодожены должны быть на одной волне с человеком, который устраивает первое по важности событие в совместной жизни.
- Заинтересованность и добросовестность распорядителя. Он должен быть на связи, отвечать на звонки, приезжать на встречи. Хороший организатор пунктуален и обязателен – это главные деловые качества, от которых зависит репутация.
Как понять, что вы сработаетесь? При первом разговоре можно оценить показатели, которые повлияют на выбор. Если вы заранее договариваетесь о встрече, хороший агент задаст несколько вопросов и придёт подготовленным. Вы поймете, уловил ли распорядитель ваши пожелания, настрой. Может ли он предложить стоящие идеи, учитывая желаемый вами формат и место торжества. На личной встрече можно понять, как реагирует на ваши вопросы или пожелания организатор, а также может ли он создать рабочую обстановку, успокоить при необходимости, стать «палочкой-выручалочкой». Компетентного, опытного и делового человека при личной встрече видно сразу.
Можно ли экономить на распорядителе
Организация свадьбы – комплексная услуга. Дешевой она может быть в одном случае – если на этой свадьбе организатор будет оттачивать свои навыки, тренироваться, нарабатывать опыт. Связываться ли с начинающим и неопытным агентом - каждый решает сам. Ожидания при этом не должны быть завышенными. Если же организатор уже не новичок, но запрашивает цену ощутимо ниже средних по рынку, это должно насторожить. Хорошо и дешево одновременно - не бывает.
Предложения бывают «пакетными», например, «готовая организация свадьбы за 100 тысяч рублей». Но в этом случае всё будет организовано под абстрактных жениха и невесту, под стандартных приглашенных и типовое место. Предлагают один или несколько сценариев, пару-тройку вариантов оформления зала, фотосессии, программы и т. д. Вся команда будет известна заранее. Это неплохой способ организовать и провести свадьбу, но не индивидуальный. Если у вас повышенные требования, то это не ваш путь.
Услуга должна оформляться документально. Это важно. Обязателен договор, в котором оговорены значимые моменты. Причем договор должен связывать не только жениха и невесту со свадебным распорядителем. Но также должны быть документы, подтверждающие работу для этой свадьбы подрядчиков. Нельзя договариваться с участниками мероприятия устно.
Взаимоотношения с организатором
Не нужно думать, что свадебный распорядитель сделает за вас абсолютно всё. Вам придется участвовать в подготовке. Это ваша свадьба, а значит, связанные с ней решения принимаете вы. Да, распорядитель будет помогать, предлагать варианты, рассказывать о возможностях. Но без вашего согласия он действовать не должен. Если же организатор решает и всё знает сам, что-то скрывает или не дает полной информации, это должно насторожить.
Если же организатор сваливает часть черновой работы на заказчика, это тоже неправильно. Это его функция. Клиент не должен договариваться с исполнителями, подрядчиками, искать персонал, обсуждать условия аренды, заключать контракты и следить за поварами. Непонятно в таком случае, в чём роль свадебного распорядителя, за что он получает гонорар. Клиент не должен контролировать организатора, напоминать ему о задачах, закупках, поставках, договоренностях. Наоборот, это задача распорядителя – помнить всё и напоминать клиенту о планах, о которых нужно знать.
Важно проверять цены. Организатор может оплачивать услуги исполнителей по одной цене, а клиентам говорить о другой. Накрутки бывают большими – до 100 процентов, а то и выше. Поинтересуйтесь расценками на аренду банкетного зала – она может оказаться дешевле, чем говорит агент. Также фотограф или артисты могут работать по более низкой цене.
Оплата услуг - в форме фиксированного гонорара или в виде процентов от заложенного на свадьбу бюджета. Этот вопрос оговаривается одним из первых. Фиксированная сумма - некий гарант, что цены на услуги, входящие в пакет, не будут увеличены, а также в перечень не будут включены дополнительные пункты. Ведь чем больше вы заплатите за свадьбу, тем больше получит распорядитель. Доля оплаты за организацию может составлять от 8 до 15 процентов бюджета. Распространена схема оплаты, при которой в день заключения договора вносится задаток. Около 70 процентов стоимости вносится за неделю до торжества, остаток – на следующий день после свадьбы. Но у каждого агента может быть свой вариант. Он обсуждается до подписания договора.
Итак, чтобы свадьба была безупречной, важно изучить портфолио и отзывы на работу организатора, заключить договор, участвовать в подготовке, а самое главное – найти человека, с которым комфортно.